第一章 总 则
第一条 为规范全省道路交通事故社会救助基金（以下简称救助基金）业务档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局令第8号、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《浙江省道路交通事故社会救助基金管理办法》（浙政办发〔2017〕47号）等相关规定，结合救助基金管理工作要求，制定本办法。
第二条 本办法所指业务档案，是指开展垫付、困难补助、追偿、核销等救助基金管理工作过程中，形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的信息或资料记录。
第三条 救助基金业务档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则。各地救助基金管理机构应当加强救助基金业务档案管理，维护业务档案真实、完整和安全，高效利用和规范保存业务档案。
第四条 各级救助基金管理机构应指定专人负责救助基金业务档案的管理，并建立岗位责任制度。
第五条 救助基金业务档案管理人员的职责主要指对各类文件资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。
第二章 业务档案管理的要求
第六条 救助基金业务档案应遵循真实性、完整性、关联性、规范性和统一性等基本要求，做到材料收集齐全、案卷分类合理、保管期限明确、内容填写清晰、装订规范整齐。
第七条 各地救助基金管理机构应当依托浙江省道路交通事故社会救助基金管理系统（以下简称管理系统），将救助基金管理工作中从垫付发起到追偿入账或财务核销、困难补助等过程中所形成的材料，按照“一案一卷”的要求进行归档。
第八条 业务档案管理人员应当在发出《道路交通事故社会救助基金审核结果通知书》后开始预立卷，案卷编号以地区—年度—序号组合（如：XX〔20XX〕XXX号）。
地区是指救助基金管理机构所在的行政区域；
年度是指垫付完成或困难补助支付的发生时间所属年度；
序号是依据垫付完成的时间顺序排列，每一年从“001”开始编制。
第九条 业务档案管理人员应当及时将相关材料放入预立卷的案卷中，仅涉及困难补助业务的在补助完成后予以归档，涉及垫付业务的应当在追偿入账或财务核销后予以归档。
第十条 每个案卷根据交通事故的实际情况，可含多份个人文档信息，个人文档信息可勾选抢救费用、丧葬费用或困难补助，并提供相应的材料。
案卷应当编制目录、页码等信息，按照业务档案管理的相关要求予以归档，涉及一案多人的案卷，用分号编制序号。
第十一条 各级救助基金管理机构应当建立或选择符合文件存放要求且达到八防要求的档案室对救助基金业务档案进行保管，并配置专业档案装具。
第三章 归档材料的范围
第十二条 垫付案件业务档案的基础材料：
1.管理系统打印的《道路交通事故社会救助基金垫付通知书》；
2.《事故责任认定书》（事故证明）的复印件；
3.受害人身份证明或身份无法确定的证明（说明）；
4.救助基金管理机构出具的《道路交通事故社会救助基金审核结果通知书》；
5.涉及超过交强险限额的，须提供交强险保单复印件；
6.涉及调解的，须提供事故双方达成的调解协议；
7.需要有资质部门或机构鉴定的，须提供机动车鉴定报告；
8.予以垫付的，须提供垫付款银行回单复印件。
第十三条 抢救费用案件的相关材料：
1.管理系统打印的《道路交通事故社会救助基金垫付抢救费用垫付申请书》；
2.管理系统打印的《受害人抢救费用汇总清单》、费用发票、抢救记录、病历资料等材料的原件或复印件；
3.特殊情况下抢救时间超过72小时的，须提供管理系统打印的《道路交通事故伤员抢救超过72小时情况说明》；
4.其他需要归档的材料。
第十四条 丧葬费用案件的相关材料：
1.管理系统打印的《道路交通事故救助基金丧葬费用垫付申请书》；
2.《尸体处理通知书》；
3.殡葬服务机构提供的相关丧葬费用的证明材料；
4.其他需要归档的材料。
第十五条 困难补助案件的相关材料：
1.管理系统打印的《道路交通事故救助基金一次性困难补助申请书》；
2.救助基金管理机构支付的银行回单复印件；
3.其他需要归档的材料。
第十六条 追偿的相关材料：
1.管理系统打印的《偿还道路交通事故社会救助基金费用通知书》；
2.偿还结清手续以及追偿过程中形成的相关材料；
（1）涉及协议追偿的，须提供《多方协议书》；
（2）涉及司法追偿的，须提供起诉状或第三人申请书，裁判文书（法院判决书、裁定书、调解书）和执行裁定书；
3.其他需要归档的材料。
第十七条 核销的相关材料：
1.管理系统打印的《道路交通事故社会救助基金核销审批单》；
2.道路交通肇事逃逸事故案发之日起2年未侦破的证明材料；
3.赔偿义务人依法宣告破产、关闭、解散，被注销、吊销营业执照，其法定可执行财产不足清偿的证明材料；
4.赔偿义务人死亡，或依法宣告失踪、死亡，其财产或遗产不足以清偿的证明材料；
5.民政部门、街道或乡镇出具的赔偿义务人确实因家庭困难而无力偿还的证明材料；
6.法院强制执行仍然无法收回垫付款的证明材料；
7.其他需要归档材料。
第四章 业务档案的利用和保管
第十八条 业务档案的利用是指为有效支持救助基金管理工作开展，针对垫付费用进行追偿、核销等相关事宜所需材料的查阅、摘抄、复制等满足利用需求的行为过程。
第十九条 业务档案的利用应遵守档案借阅制度，履行业务档案借阅和归还手续。
业务档案的利用应遵守下列规定，并办理登记手续：
（一）救助基金管理机构及其主管部门可以利用业务档案；
（二）各级国家机关因公务需要，凭单位介绍信可以利用业务档案；
（三）被救助对象及其亲属经救助基金管理机构批准，办理相关手续后，凭身份证件可以利用与被救助对象相关的业务档案；
（四）律师凭律师执业证书和律师事务所证明，持受理案件法院出具的证明材料，可以利用与承办法律事务有关的业务档案；
（五）其他单位、组织和个人要求查阅业务档案的，业务档案保管单位在确认其利用目的合理的情况下可以同意。
第二十条 利用业务档案的单位、组织和个人（以下简称业务档案利用人）对所借业务档案负安全、保密之责，不得遗失、泄密、污损，严禁涂改、勾画、拆散、抽换业务档案，严禁转借或将业务档案擅自带出；不得损害被救助对象的合法权益，未经被救助对象及其亲属的同意，不得公开业务档案的内容。
第二十一条 业务档案利用人在借阅使用后应及时归还，归还时业务档案管理人员要逐一检查清点，确保业务档案齐全完整，同时对借阅登记进行签字核对，明确责任。
第二十二条 按照国家档案局令第8号中档案保管期限的有关规定，予以垫付和困难补助的业务档案保管期限为30年，不予垫付或不予以补助的业务档案保管期限为10年。
保管期限从完成归档的次年1月1日起开始计算。
失去保存价值的业务档案，应编制销毁清册，业务档案销毁清册保管期限为永久。
第二十三条 业务档案管理人员或业务档案利用人在业务档案利用和保管过程中出现的违法行为，根据《中华人民共和国档案法》《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的相关规定对责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第五章 附则
第二十四条 通过政府购买服务方式由第三方机构承办救助基金管理工作的市、县（市、区），应当参照本办法管理要求，结合各地实际情况，制定业务档案移交制度和流程，对业务档案进行移交。
第三方机构对业务档案移交完成前材料的安全性和完整性负责，救助基金管理机构接收移交业务档案并进行材料清点无误后，对业务档案负责。
第二十五条 电子文件的归档管理按照国家标准《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规执行。
第二十六条 本办法由浙江省道路交通事故社会救助基金管理中心负责解释。
第二十七条 本办法自2018年6月15日起施行。